Executive Assistant & Front Office Manager

Over Marktlink Capital

Marktlink Capital is een snelgroeiende investeringsorganisatie met kantoren in Amsterdam en Den Bosch. We werken met een ambitieus team aan hoogwaardige investeringsoplossingen voor ondernemers, families en investeerders.

Onze organisatie groeit hard. Dat vraagt om structuur, overzicht en een professionele kantooromgeving waarin collega’s, klanten en relaties zich welkom voelen. Belangrijk hier is heldere interne en externe communicatie. Van strak agendabeheer tot een representatieve ontvangst, van een goed voorbereide meeting tot soepel georganiseerde hospitaliteit: jij zorgt dat alles klopt.

Daarom zoeken wij een Executive Assistant & Front Office Manager die energie krijgt van organiseren, ontzorgen en vooruitdenken. Iemand die rust brengt in de dagelijkse dynamiek en ervoor zorgt dat onze kantoren professioneel, gastvrij en efficiënt functioneren.

De rol

Als Executive Assistant & Front Office Manager ben je een belangrijke spil binnen Marktlink Capital. Je ondersteunt de partners in dagelijkse en organisatorische werkzaamheden en bent tegelijk verantwoordelijk voor een professionele front office- en hospitality-ervaring op onze locaties.

Je beheert mailboxen, agenda’s, communicatie, meetings, reizen en praktische kantoorzaken. Daarnaast ben je een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers, leveranciers en externe relaties.

Deze rol past bij iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, vooruitdenkt en plezier haalt uit het goed regelen van details. Je hoeft niet uit de financiële sector te komen, maar je moet je wel prettig voelen in een professionele, ondernemende omgeving.

Wat je gaat doen

Je zorgt voor structuur, overzicht en een soepel lopende dagelijkse operatie. Daarbij combineer je executive support met officemanagement en hospitality.

Concreet betekent dit dat je:

• Agendabeheer verzorgt en helpt prioriteiten te bewaken

• Inboxen beheert en e-mailcorrespondentie zorgvuldig opvolgt

• Meetings, lunches, events en offsites organiseert en voorbereidt

• Binnenlandse en internationale reizen coördineert en boekt

• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers, leveranciers en externe relaties

• Follow-ups, actiepunten, expenses en praktische kantoorzaken bewaakt

• Office supplies, leveranciers, facilitaire zaken en meeting rooms beheert

• Vertrouwelijke informatie professioneel en discreet behandelt

Jouw profiel

Je bent georganiseerd, proactief en servicegericht. Je ziet wat nodig is, denkt vooruit en zorgt dat zaken geregeld zijn voordat iemand erom hoeft te vragen. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt en weet op een prettige manier structuur aan te brengen.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal 3 jaar ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Hospitality Manager of in een vergelijkbare ondersteunende rol

• Ervaring met Senior Management

• Bekend met powerpoint en excel.

• Ervaring met een CRM systeem (eventueel Hubspot) is een pre maar geen vereiste.

• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden

• Een hands-on, servicegerichte en oplossingsgerichte mindset

• Het vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen

• Een hoog niveau van betrouwbaarheid, discretie en aandacht voor detail

• Comfort met een dynamische, snelbewegende werkomgeving

• Vloeiende beheersing van Nederlands en Engels

• Flexibiliteit om te werken vanuit Amsterdam en Den Bosch

Locatie en werkweek

Voor deze rol zoeken we iemand die zichtbaar aanwezig is op de momenten dat het nodig is. De exacte verdeling stemmen we samen af, maar als uitgangspunt geldt:

• 2 dagen per week op kantoor in Amsterdam

• Mogelijk 1 tot 2 dagen per week op kantoor in Den Bosch afhankelijk van de planning.

• 1 tot 2 dagen per week vanuit huis, afhankelijk van agenda, vergaderingen en kantoorbezetting

Waarom Marktlink Capital

Bij Marktlink Capital kom je terecht in een ondernemende en professionele omgeving waar veel gebeurt en waar jouw rol direct zichtbaar is. Jij zorgt ervoor dat collega’s effectief kunnen werken, relaties professioneel worden ontvangen en de dagelijkse organisatie soepel verloopt.

Wat je kunt verwachten:

• Een brede rol waarin hospitality, office management en executive support samenkomen

• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in de dagelijkse organisatie

• Directe samenwerking met senior management en Partners

• Een professionele werkomgeving met korte lijnen en ambitieuze collega’s

• Ruimte om processen slimmer, efficiënter en gastvrijer te maken

• Werken vanuit onze kantoren in Amsterdam en Den Bosch

• Een competitief salaris, laptop en telefoon

• Regelmatige geweldige teamactiviteiten en events